Ein Übergabeprotokoll ist ein zentrales Dokument beim Eigentümerwechsel oder bei der Vermietung. Es hält den Zustand der Immobilie sowie alle relevanten Details zum Zeitpunkt der Übergabe fest. Ein sorgfältig ausgefülltes Protokoll schützt beide Parteien vor späteren Missverständnissen und schafft Klarheit über Rechte und Pflichten. Doch welche Informationen sollten unbedingt enthalten sein? In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Inhalte eines Übergabeprotokolls.
Zu Beginn des Protokolls werden die wesentlichen Daten der Immobilie festgehalten. Dazu gehören die genaue Adresse, die Objektbezeichnung sowie – falls vorhanden – die Wohnungs- oder Hausnummer. Ebenso wichtig ist die Nennung der beteiligten Parteien: Wer übergibt und wer übernimmt die Immobilie? Hier werden die Namen und Kontaktdaten der bisherigen und der neuen Eigentümer beziehungsweise Mieter aufgeführt. Das Übergabedatum und die Uhrzeit sollten ebenfalls dokumentiert werden.
Ein zentrales Element des Übergabeprotokolls bei einer Vermietung ist die detaillierte Beschreibung des aktuellen Zustands der Immobilie. Hierzu gehört eine Raum-für-Raum-Auflistung. Für jeden Bereich werden Wände, Böden, Decken, Fenster, Türen und fest verbaute Einrichtungen wie Küchen oder Sanitäranlagen überprüft und ihr Zustand notiert. Eventuelle Mängel, Schäden oder Abnutzungen werden präzise beschrieben und – wenn möglich – fotografisch dokumentiert. So lässt sich später eindeutig nachvollziehen, welche Schäden bereits vor der Übergabe bestanden.
Für eine reibungslose Abwicklung ist es wichtig, die aktuellen Zählerstände für Strom, Wasser, Gas und gegebenenfalls Fernwärme zu notieren. Diese Werte dienen als Grundlage für die spätere Abrechnung. Dies ist sowohl bei einer Vermietung als auch beim Verkauf wichtig. Ebenfalls festzuhalten ist, welche und wie viele Schlüssel übergeben wurden – beispielsweise für Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller oder Garage. Die genaue Auflistung schafft Sicherheit und Transparenz.
Zusätzliche Vereinbarungen, etwa zur Beseitigung von Mängeln oder zur Übergabe von Einbauten, sollten im Protokoll schriftlich festgehalten werden. Auch die Übergabe von Bedienungsanleitungen, Wartungsunterlagen oder Energieausweisen kann dokumentiert werden. Bei der Vermietung ist es empfehlenswert, dem Protokoll Fotos als Anlage beizufügen.
Ein sorgfältig erstelltes Übergabeprotokoll schützt beide Seiten und sorgt für einen reibungslosen Übergang. Wer alle relevanten Informationen dokumentiert, schafft eine verlässliche Grundlage für die weitere Zusammenarbeit und vermeidet spätere Unklarheiten. Bei Fragen zur Erstellung oder zu einzelnen Punkten unterstützt Belka Immobilien gerne mit Fachkompetenz und Erfahrung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!